POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DATOS PERSONALES

1. DISPOSICIONES NORMATIVAS

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas y ordena a quienes tengan datos personales de terceros, respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

Ahora bien, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, y el Decreto 1074 de 2015, establecieron las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo y adecuado de los datos personales y se obliga a los Responsables del Tratamiento de dichos datos a adoptar políticas internas que permitan garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente en esta materia. Por otra parte, la Historia Clínica está regulada por la Ley 23 de 1981 y por la Resolución 1995 de 1999, en cuanto al diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas, conforme a los parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación.

En ese sentido, LA IPS GOLEMAN SERVICIO INTEGRAL S.A.S. está comprometida para actuar con responsabilidad y proteger la privacidad custodiando la información en bases de datos y archivos físicos.

2. OBJETIVO

Las presentes políticas tienen como objeto asegurar el adecuado tratamiento de los datos personales por medio de la política, procedimientos y lineamientos establecidos, y velar por el derecho constitucional de Habeas Data que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en IPS GOLEMAN SERVICIO INTEGRAL S.A.S., sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la carta magna de los derechos humanos. De igual manera, dar cumplimiento a lo estipulado por la Ley 1581 de 2012, estableciendo políticas para el manejo de los datos personales y datos personales sensibles de usuarios, prestadores, proveedores y colaboradores.

3. ALCANCE

Esta Política aplica a la información personal que obtenga la IPS GOLEMAN SERVICIO INTEGRAL S.A.S., en el desarrollo de actividades de prestación de servicios de salud, y en las actividades laborales, comerciales, académicas y de investigación relacionadas.

4. DEFINICIONES

Las definiciones contenidas en el presente manual son tomadas de la legislación vigente sobre la que se establecen los lineamientos para la protección de los datos personales y del derecho a la información por parte de los titulares, las cuales sirven para tener un entendimiento basado en los conceptos de la norma. Conforme a lo anterior, se entiende por:

• Autoridad de protección de datos (APD): Conforme al Artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, la APD corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio a través de la Delegatura para la Protección de Datos.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Consulta: Solicitud del Titular o sus causahabientes con el fin de consultar la información que del Titular repose en las bases de datos administradas por la IPS GOLEMAN SERVICIO INTEGRAL S.A.S.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y que, para su recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. (Ej. Dirección, teléfono, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil de las personas, entre otros.)
• Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
• Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad).
• Dato personal sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Datos biométricos, relativos a la salud, origen racial, convicciones religiosas, entre otros).
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales (LEPDP): Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Reclamo: Solicitud del Titular o sus causahabientes cuando consideren que la información contenida en una base de datos administrada por la IPS GOLEMAN SERVICIO INTEGRAL S.A.S., deba ser corregida, actualizada o eliminada, o en el evento en que se advierta un incumplimiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento ubicado en Colombia envía la información a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera de Colombia para realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

TITULAR

Para efectos de esta Política se entenderán como titulares de datos personales, personas naturales o jurídicas entre ellas los pacientes y usuarios del servicio de salud, los proveedores, clientes, benefactores, estudiantes, profesionales de la salud y empleados en general.

AUTORIZACIÓN

La IPS requiere la autorización previa informada y expresa del titular la cual será obtenida por medios escritos bien sea físicos o electrónicos, de tal manera que pueda ser objeto de consulta posterior. Al solicitar la información al Titular se debe informar de manera clara la finalidad para la cual se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual pueden ser sometidos los datos personales, sus derechos y los medios a través de los cuales puede ejercerlos y la facultad de autorizar o no el tratamiento en caso de datos sensibles. No se requiere autorización cuando se trate de:

• Responder a una orden judicial o requerimiento de entidad pública en ejercicio de sus funciones.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

5. PRINCIPIOS RECTORES

En el tratamiento de datos personales, IPS GOLEMAN SERVICIO INTEGRAL S.A.S. aplica de manera estricta los principios de dignidad, legalidad, libertad, integridad, finalidad, temporalidad, no discriminación, veracidad o calidad, seguridad, transparencia, acceso restringido, circulación restringida y confidencialidad previstos en la Ley 1581 de 2012.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

Por la naturaleza asistencial de la institución, se realiza tratamiento de datos relativos a la salud de los usuarios. Dicho tratamiento se efectúa bajo estricta reserva profesional, con consentimiento previo e informado del paciente o de su representante legal en caso de menores de edad o personas incapacitadas, garantizando que ninguna actividad ajena a la salud sea condicionada a la entrega de datos sensibles.

7. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES

El Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada, ser informado sobre el uso de su información, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio y revocar la autorización cuando proceda de conformidad con la ley. Correlativamente, el Titular debe suministrar información veraz y mantenerla debidamente actualizada.

8. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN

Razón Social: IPS GOLEMAN SERVICIO INTEGRAL S.A.S.
NIT: 900.231.829-4
Sede Principal: AK 7 #74B-56, Bogotá D.C., Colombia
Sede Notificaciones: Carrera 35 Bis #58-83 Int. 2, Bogotá D.C., Colombia
Sitio Web: www.goleman.com.co
Correo Asuntos Jurídicos: not.juridica@ipsgoleman.com.co / direc.juridica@ipsgoleman.com.co
Correo Atención al Usuario (SIAU): siau@goleman.com.co
Línea Telefónica: 601 794 4011

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (HÁBEAS DATA)

Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible resolverla en dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos y señalando la fecha de respuesta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes.

Reclamos: Se formularán por escrito o mediante correo electrónico indicando la identificación del Titular, descripción de los hechos y documentos soporte. El término máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

10. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD) Y VIGENCIA

IPS GOLEMAN SERVICIO INTEGRAL S.A.S. mantiene sus bases de datos debidamente registradas ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. La presente política rige a partir de su publicación y se mantendrá vigente mientras la institución desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades asistenciales, contractuales y legales.